Eğer Microsoft Outlook E-postaları ve takvim etkinliklerini yönetmek için favori uygulamanız ve başvurulacak seçeneğiniz olduğundan, bazı özelliklerinin asıl amacından tamamen uzaklaşabileceğini düşünebilirsiniz. Elbette Outlook iş yükünüzü yönetmenize yardımcı olmak için zaten ayarlanmıştır, ancak birkaç basit ayarlamayla daha iyi olabilir.
Outlook'un sizin için daha iyi çalışmasını sağlamanın bazı yollarına bir göz atalım.
Hızlı Linkler
1. Gelen e-postalar için özel kurallar oluşturun
Bir e-posta aldığınızda otomatik olarak Gelen Kutusu klasörünüze gider. Birçok farklı kişiden birden fazla e-posta alırsanız takip etmek zor olabilir ve e-postalar hızla birikebilir. Outlook, belirli kişilerden gelen e-postaların doğrudan bir alt klasöre gitmesini sağlayacak şekilde gelen kutusu kuralları belirlemenize olanak tanır; bu da kimin ne gönderdiğini takip etmenize yardımcı olur. Yeni bir kural oluşturmak için şu adımları izleyin:
- Adresine git Dosya -> Kuralları ve uyarıları yönet Ve tıklayın yeni üs. Çeşitli seçeneklerin bulunduğu yeni bir pencere açılacaktır.
- 1. Adım: Bir şablon seçin altında, Birinden gelen mesajları bir klasöre taşıma.
- Daha sonra, Adım 2: Kural Açıklamasını Düzenle altında, e-postalarını belirtilen klasöre yönlendirmek istediğiniz kişileri veya genel grubu seçmek için köprülere tıklamanız gerekir.
- Kuralı uygulamak için Son'u tıklayın.
Microsoft'un resmi videosu bunu ayrıntılı olarak açıklıyor.
Gelen kutusu kuralları, iletilerin birikmesini önleyebilir ve gelen kutunuzda yalnızca önemli olanlara erişmenizi zorlaştırabilir. Ayrıca, belirli kişileri veya iş e-postalarını takip etmeniz gerekiyorsa, bu gerçekten sizin için mükemmeldir.
2. E-posta bildirimlerini kapatın
Şimdiye kadar Outlook'un bir e-posta aldığınızda çıkardığı bip sesini fark etmiş olabilirsiniz. Görev çubuğundaki Outlook simgesinde açılan sarı zarf simgesini de fark etmiş olabilirsiniz. Bilgilendirilmek istiyorsanız bu yararlı olabilir, ancak bu e-postalar sürekli gelmeye devam ederse dikkatinizi dağıtabilir. Neyse ki Outlook size bu bildirimleri kapatma seçeneğini de sunuyor.
Adresine git Dosya -> Seçenekler -> Posta ve mesaj varış başlığı altında hangi uyarıları kapatmak istediğinizi seçebilirsiniz. Seçiminizden memnun kaldığınızda Tamam'ı tıklayın.
3. Takvim hatırlatıcılarını ayarlayın
E-posta bildirimlerine benzer şekilde Outlook Takvim, randevularınızı başlamadan 15 dakika önce size hatırlatacak şekilde ayarlanmıştır. Bunu sonraki randevuları görüntüleyerek yapar ve tıklamanız gerekir. Reddetti pencereyi kapatmak için.
İhtiyacınız olursa bu hatırlatıcılar yararlı olabilir. Örneğin, işinizin derinliklerine dalmışsanız ve hatırlatıcı açılırsa, yaptığınız işi bitirip randevuya hazırlanabilirsiniz.
Ancak bu işlevselliğe ihtiyacınız yoksa iş akışınızı etkileyebilir. Bu hatırlatıcıları kapatmak için şuraya gidin: Dosya -> Seçenekler -> Gelişmiş ve Hatırlatıcılar altında Hatırlatıcıları göster seçimini kaldırın.
Alternatif olarak şu adrese de gidebilirsiniz: Dosya -> Seçenekler -> Takvim ve Takvim Seçenekleri altında Varsayılan Hatırlatıcılar seçeneğini göreceksiniz. Düzenlemek için şu adımları izleyin:
- Varsayılan hatırlatıcılar'ın yanındaki kutuyu tıklayın, böylece kutuda bir onay işareti bulunur.
- Açılır menüde, 0 dakika.
- İşaret kayboluncaya kadar Varsayılan hatırlatıcılar'ın yanındaki kutuya tekrar tıklayın; Bunu yapmazsanız seçiminiz kaydedilmeyecektir.
- tık Katılıyorum.
Artık bu hatırlatmalar olmadan çalışmanıza devam edebilirsiniz. Hala önemli görevlerinizi takip etmenin bir yolunu istiyorsanız şuraya göz atın: Microsoft To-Do'nun avantajları da var.
4. Outlook'ta takvim etkinliklerini renklendirin
Outlook takvim randevularınızı tek renkle renklendirmenizde yanlış bir şey yok. Ancak renk kodlaması, takvim görünümünüzü basitleştirmenize ve her bir randevunun veya toplantının neyle ilgili olduğunu kontrol etmeden iş gününüze veya haftanıza ilişkin genel bir bakış elde etmenizi kolaylaştırmanıza yardımcı olabilir.
Örneğin, şirketiniz içindeki toplantılar, şirket dışı şirketlerle toplantılar, müşteriler, idari görevler, takviminizde ayrılmış eğitimler vb. dahil olmak üzere planlanmış birkaç farklı türde göreviniz varsa, bu bilgiler o kadar bulanık hale gelebilir ki daha fazla Harcama yapmanız gerekebilir. zaman onlara odaklanıyor.
Eğer kullanırsan Renk kodlaması , takvime hızlı bir şekilde göz atabilir ve hazırlanmanız gereken iş türleri hakkında genel bir fikir edinebilirsiniz. Randevuları önem sırasına göre önceliklendirmek için renk kodlamasını da kullanabilirsiniz. Örneğin, "acil" toplantılar için kırmızıyı, "önemli" için sarıyı ve "rutin" için yeşili seçebilirsiniz.
Burada önemli olan yaptığınız farklı iş türleri için farklı renkler seçmek ve farkı anlatabilmek için birbirine çok benzemeyen renkler seçmektir. Başlamak için şu adımları izleyin:
- Randevu Serisi sekmesini açmak için takviminizde bir randevuya veya toplantıya tıklayın.
- Şunu yazan renkli pencere simgesine tıklayın: sınıflandırma.
- Açılır menüde, simgesine dokunun. Tüm Kategoriler.
- Yeni bir pencere açılacaktır; Sağ tarafta, tıklayın yeni.
- Kategorinizin adını yazın. Örneğin, “Kapalı toplantılar” ve bunun için istediğiniz rengi seçin.
- Yeni renk kodlu takvim randevusunu görene kadar her iki pencerede de Tamam'ı tıklayın.
Bu işlemi oluşturmak istediğiniz sayıda kategori için tekrarlayın.
Outlook'un dikkat dağıtıcı unsurlarını ortadan kaldırın
Artık Outlook'u nasıl daha az dikkat dağıtıcı hale getireceğinizi bildiğinize göre, onu sizin için daha iyi çalışacak şekilde özelleştirebilirsiniz. Her ne kadar önemli bir süreç gibi görünmese de küçük ayarlamalar yapmak iş gününüzde fark yaratabilir.
Bu hiçbir şekilde kapsamlı bir liste değildir ve taahhütte bulunmadan önce denemek isteyebilirsiniz. Ayrıca Outlook ayarlarınızla da oynayabilir ve odaklanmanızı geliştirmenize yardımcı olacak başka şeyler keşfedip keşfedemeyeceğinizi görebilirsiniz. Yani kontrol etmelisin Otomasyonun verimliliğinizi artırmanın en iyi yolları.
