Giderek daha fazla şirket uzaktan çalışma konseptini benimserken, verimli sanal toplantılar düzenlemek için toplayabilecekleri tüm kaynaklara ihtiyaç duyuyorlar. Piyasada pek çok sanal toplantı uygulaması bulunsa da bazı ekipler henüz doğru seçenekleri bulamıyor.
Microsoft Teams, ekiplerin çok fazla harcama yapmadan sanal olarak paylaşımda bulunabileceği ve işbirliği yapabileceği eşit bir oyun alanı oluşturur. Üretkenliğinizi nasıl artırabileceğinizi tartışırken bizi takip edin. Doğrulamak Microsoft Teams'de ekibinizi yönetmenin en iyi yolları.
Hızlı Linkler
1. Toplantıyı dikkatli bir şekilde planlayın
Planlama, Microsoft Teams'de başarılı bir toplantı yapmanın ilk adımıdır. İstediğiniz zaman toplantı başlatabilirsiniz ancak başkalarının da size katılmasını istiyorsanız onları önceden bilgilendirmeniz gerekir.
Microsoft Teams'de bir toplantı ayarlarken katılımcıların saat dilimlerini göz önünde bulundurun. Toplantı sahibi sizseniz, kendi saat diliminizde bir toplantı planlayabilirsiniz; bu, katılımcıların saat dilimlerini otomatik olarak kontrol panellerine yansıtır.
Toplantınıza katılımı artırmak için, toplantıyı tüm katılımcılar için olmasa da çoğu için uygun bir zamana planlayın. Garip saatlerde bir toplantı planlamak ekip üyelerinizin katılmasını engelleyebilir. Gelseler bile, eğer zamanlama kendileri için doğru değilse, en iyi şekilde katılamayabilirler. Doğrulamak Toplantı planlamak ve randevu ayarlamak için en iyi uygulamalar ve araçlar.
2. Bir yönetici seçin
Microsoft Teams'de bir toplantıya ev sahipliği yapıyor olmanız, toplantı moderatörü olmanız gerektiği anlamına gelmez. Uzaktan bir ekip toplantısını başarılı bir şekilde gerçekleştirmenin bir yolu, özellikle de elinizde çok fazla iş varsa, bir moderatör atamaktır.
Seçtiğiniz moderatöre toplantı gündemini yönlendirme ve katılımcıların aktif katılımını sağlama sorumluluğunu atayın. Moderatör, katılımcıların davranışlarını yakından izlemeli ve toplantı sırasında kimsenin rahatsızlık vermemesini sağlamalıdır. Gerektiğinde komutları başlatabilmesi için moderatörünüze toplantı ayarlarına kolay erişim ve kontrol olanağı verin.
3. Çevrimiçi deneyiminizi geliştirin
Çevrimiçi toplantılar doğru ortamlarda daha verimlidir. Toplantı başlamadan önce uygun bir yer ve oturma alanı bulun. Mükemmel görüntü kalitesi için bilgisayarınızın kamerasının iyi durumda olduğundan emin olun. Aynı durum ses için de geçerlidir. İyi ses kalitesine sahip bir mikrofon sağlayın. Hoş olmayan sürprizlerle karşılaşmamak için toplantı başlamadan önce kameranızı ve mikrofonunuzu test edin.
Çoğu sunucu rahatça oturup mesajlarını zarif bir şekilde iletmeyi tercih ederken, diğerleri katılımcılarla bir platformda etkileşime geçmeyi tercih ediyor. Microsoft Teams, çevrimiçi alanınızı güzelleştirmek için birden fazla özel arka plan sunar. Doğrulamak Uzaktan çalışmayla ilgili en yaygın teknik sorunlar ve bunların nasıl çözüleceği.
4. Not alın
Not almak, verimli bir sanal toplantı yürütmenin bir yoludur. Çok fazla bilgiyi işlediğinizde bazı önemli detayları gözden kaçırma eğiliminiz olur. Zihninizin tutabileceği çok şey olduğundan, not almazsanız hayati bilgileri kaçırırsınız. Bu nedenle toplantılarda not almak önemlidir.
Microsoft Teams'de bir toplantınız olduğunda not almak için kalem ve kağıda ihtiyacınız yok. Not Defteri uygulaması, toplantı bilgilerini yazıp kaydedebileceğiniz boş bir sayfa görüntülemenizi sağlar. Toplantınızın ana gündemine ulaşmak için her zaman notlarınıza başvurabilirsiniz. Doğrulamak Bir profesyonel gibi Zoom toplantıları sırasında nasıl not alınır?.
5. Konuşmayan katılımcıların sesini kapatın
Gürültü işyerinde üretkenliği engeller. Eğer bunu en başından kesmezseniz, sanal toplantınızı da engelleyebilir. Toplantınız için sakin bir alanda olmaya çalışsanız bile diğer katılımcılar aynı şeyi yapmayabilir. Microsoft Teams sessize alma özelliğiyle gürültüyü bastırmanıza yardımcı olur.
Toplantı sahibi olarak yalnızca kendinizin değil, Microsoft Teams'deki diğer toplantı katılımcılarının da sesini kapatabilirsiniz. Kural, konuşmayan katılımcıları her zaman susturmaktır. Bunu yapmak düzen ve görgü yaratır. Diğer katılımcılar konuşan bir katılımcının ilettiği mesajı anlayacaklardır.
6. Onaylamak için sohbet penceresini kullanın
Katılımcıların ilgisini canlı tutmak için sanal toplantılar ilgi çekici olmalıdır. İnsanlar uzun konuşmalardan kolayca sıkılırlar, bu nedenle dikkatlerini çekmek için Microsoft Teams'deki sohbet penceresini de kullanmanız gerekir.
Toplantı sahibi olarak, sizin ve diğer katılımcıların toplantıyla ilgili yorumları bırakabileceği bir sohbet penceresi oluşturabilirsiniz. Burası katılımcıların bilmesi gereken temel bilgileri yazmak için iyi bir yerdir. Moderatör ayrıca katılımcılardan aklındaki soruları sohbet penceresine girmelerini isteyebilir, böylece herkes cevabı net bir şekilde anlayabilir.
7. Toplantıyı kaydedin
Sanal toplantı sahiplerinin yaptığı hatalardan biri, tüm etkinlikleri takip edememektir. Bir konuya değinmeleri gerektiğinde bunu yapamazlar. Microsoft Teams, her küçük ayrıntıyı hızlı bir şekilde anlamak için bir kayıt özelliği sunarak ekran kaydetmeyi kolaylaştırdı.
Referans oluşturmak öğrenme sürecinin bir parçasıdır ve her çevrimiçi havuzun kaydını tutmak çok faydalıdır. Toplantınızı Microsoft Teams'e kaydettiğinizde toplantı ayrıntılarına dair somut kanıtlara sahip olursunuz. Doğrulamak İletişiminizi daha iyi hale getirecek en iyi Microsoft Teams uygulamaları.
8. Arka planınızı bulanıklaştırın
Tıpkı gürültülü bir ortamın başka bir kişinin konuşmacının çevrimiçi bir toplantıdan geçtiği mesajını kaçırmasına neden olması gibi, gürültülü bir arka plan da dikkatin dağılmasına neden olabilir. Örneğin, bir katılımcının arka planında yer alan güzel bir tablo, dikkatinin söylediklerinden uzaklaşmasına neden olabilir. Hatta düşünce tarzınızı bile unutabilirsiniz.
Microsoft Teams, katılımcıların arka planlarını bulanıklaştırmasına olanak tanır, böylece kendilerine ve tartıştıkları konuya odaklanabilirler. Bu özellik sayesinde toplantınız için mükemmel bir arka plana sahip olma konusunda endişelenmenize gerek yok.
9. Sanal beyaz tahta özelliğini kullanın
Birçok kullanıcı Microsoft Teams'teki beyaz tahta özelliğini tam anlamıyla kullanmamaktadır. Çalışırken mesajlarınızı ve fikirlerinizi kaydedebileceğiniz çevrimiçi bir panodur.
Microsoft Teams beyaz tahtası, bir toplantı sırasında karmaşık fikirleri ekip üyelerinize açıklamanız gerektiğinde kullanışlıdır. Fikirlerinizi açıkça ifade etmenize yardımcı olacak çeşitli çizim öğeleri sağlar. Doğrulamak Android ve iOS için en iyi beyaz tahta uygulamaları.
10. Ekran paylaşımını etkinleştirin
Bazen fikirleri ve kavramları sanal bir toplantıda ekiplere açıklamak yeterli olmaz. Onlara bilgileri bilgisayarınızdaki haliyle göstermeniz gerekir. Microsoft Teams, ekran paylaşımı özelliğiyle bunu mümkün kılıyor.
Ekran paylaşımını etkinleştirdiğinizde Microsoft Teams ile çevrimiçi toplantınıza katılanların katılım düzeylerini artırma fırsatına sahip olursunuz. Başkalarına neden bahsettiğinizi ve bunun sisteminizde tam olarak nasıl çalıştığını göstermenize olanak tanır. Doğrulamak En iyi ücretsiz ekran paylaşım araçları ve çevrimiçi web siteleri.
Microsoft Teams ile sanal toplantılarınızı değerli hale getirin
Sanal toplantılar kalıcıdır. Ekipler uzak konumlardan birbirleriyle etkileşim kurma konusunda büyük ilerleme kaydediyor. Ancak bunun gerçekleşmesi için Microsoft Teams'in birçok özelliğinden yararlanarak toplantılarınızdan en iyi şekilde yararlanma konusunda kararlı olmanız gerekir.
İnsanları bir toplantıda ağırlayacaksanız deneyimi geliştirerek bunu değerli hale getirin. Herkesin katkıda bulunabileceği ve fikirlerini paylaşabileceği bir alan yaratın. Ekip üyeleriniz toplantılarınızın değerini gördüklerinde, ne zaman bir toplantı planlasanız katılmaktan heyecan duyacaklardır. Şimdi görüntüleyebilirsiniz Başarılı bir sanal gerçeklik toplantısı nasıl yürütülür?.
