Zamanı tahmin etmek ve freelance projeleri yönetmek söz konusu olduğunda en önemli şey çalışma saatlerinizi doğru bir şekilde takip etmektir. Müşterilerinize belirli bir görevin ne kadar süreceği konusunda gerçekçi bir tahminde bulunabilmeniz için projenizi iyi bilmeniz önemlidir.
Sonuçta, kendinizi müşterilerinize gereğinden fazla veya az ücret verirken bulmak istemezsiniz. Bunu yaparken aklınızda bulundurmanız gereken bazı noktalara bir göz atalım. Doğrulamak Tükenmeden tam zamanlı bir iş ile ek uğraşlar arasında nasıl denge kurulur?.
Hızlı Linkler
1. Projenizin kapsamını tanımlayın
İlk adım, projenin neyi gerektireceğine dair sağlam bir anlayışa sahip olduğunuzdan emin olmaktır. Tam olarak hangi görevlerle, son teslim tarihleriyle ve bütçelerle ilgileneceğinizi öğrenin. Kapsam ve ilgili görevler hakkında somut bir anlayışa sahip olmak, gereksiz harcamalardan uzak durmanıza yardımcı olacaktır.
Kapsam kaymasına karşı dikkatli olun. Dikkatli olmazsanız projeniz muhtemelen başlangıçta beklediğinizden daha uzun sürecektir. Bundan kaçınmanın en iyi yolu, tüm görevleri ayrıntılı olarak planlamak ve müşterinizle olan iş akışınızı etkili bir şekilde kolaylaştırmak için bir İş Kırılım Yapısına (WBS) sahip olmaktır. Bu amaçla proje kapsam modelini de kullanabilirsiniz.
İndir: Smartsheet (Excel dosyası olarak mevcuttur)
2. Uygun zaman tahmin yöntemini kullanın
Anlaşılan fiyat ne olursa olsun, eksik veya fazla tahmin yapmaktan kaçınmaya çalışmalısınız. Birçok serbest çalışan, yapılan işin maliyetini belirlerken saatlik ücretlerini belirtme eğilimindedir; ancak bu, faturaların şişirilmesine veya hatta zamanınızın maliyetinin olduğundan düşük tahmin edilmesine neden olabilir - özellikle beklenmedik durumları, kaynak kısıtlamalarını ve diğer faktörleri hesaba katmazsanız. . Proje saatlerini doğru bir şekilde tahmin etmenin bazı yolları şunlardır:
- Uzman kararı: Verilerin ölçülmesinin zor veya imkansız olduğu veya kesin ayrıntılı spesifikasyonların mevcut olmadığı durumlarda bu gereklidir. Bu tekniği kullanmanın anahtarı, karar vermeden önce mümkün olduğunca fazla bilgi ve analiz elde etmektir. Efor tahmini ve zaman tahmini aşamasında alt görevleri ve bunların sürelerini tanımlamak için bu yöntemi kullanmalısınız.
- Benzer tahmin: Eşleştirme tahmini, tahmininizin temeli olarak benzer özelliklere sahip proje(ler)in kullanılmasını içeren yaygın bir uygulamadır. Bu süreçte size yardımcı olması için geçmiş deneyimlerden, sektör ortalamalarından veya diğer kaynaklardan yararlanabilirsiniz. Temel olarak, benzer bir tahmin, bir tahminde bulunmak için benzer projelerden elde edilen geçmiş verileri kullanır.
- Üç noktalı tahmin: Bu yöntem, tüm olası senaryoların (iyimser, kötümser ve büyük olasılıkla) ve bunların gerçekleşme olasılıklarının belirlenmesini ve ardından nihai bir tahminde bulunulmasını içerir. Genellikle üçgen dağılım tekniği veya PERT tahmini kullanılarak hesaplanır.
Üçgen dağılım yöntemini kullandığınızda, aşağıdaki tahminlerin ortalamasını alırsınız: iyimser tahmin (O), kötümser tahmin (P) ve en olası tahmin (M). Bu nedenle üçgen dağılım denklemi şöyle görünecektir:
E = (O+P+M)/3
PERT, “Proje Değerlendirme ve Gözden Geçirme Yöntemi” anlamına gelir. Grupların çeşitli görevleri tamamlamak için ihtiyaç duydukları süreyi belirleyerek işlerine öncelik vermelerine yardımcı olan bir karar verme modelidir.
PERT dağıtım yöntemi daha çok ağırlıklı ortalamadır. En olası sonuca daha fazla, diğer sonuçlara daha az ağırlık verir. Proje yöneticileri genellikle bu yöntemi projenin tamamlanma tarihlerini tahmin etmek için kullanırlar çünkü bu yöntem daha doğru olma eğilimindedir.
PERT denklemi aşağıdaki şekilde tahmin edilebilir:
PERT Beta Dağılımı = (P + O + 4ML) / 6
Yukarıdaki örneği takip ederek, Görev A'da (bir sosyal medya kampanyası olacak) serbest çalışma durumunda en iyimser tahminin iki hafta, en kötü senaryonun ise dokuz hafta olduğunu varsayalım. En olası tahmin dört haftadır.
PERT denklemi uygulandığında yaklaşık süre tahmini 4.5 hafta olacaktır. Bu yöntemi kullanarak, müşterilere tamamlamaları için daha fazla zaman kazandırmak amacıyla bu durumda standart sapmayı da hesaplayabiliriz. A görevi için bunu şu şekilde ifade edebiliriz:
Standart sapma = (PO)/6 = (9–2)/6 = 1.75
Örneğimizde bu 1.75'e denk geliyor. Dolayısıyla 6.25 hafta yerine 4.5 haftalık olası bir tamamlanma süresi verebiliriz.
- Artan takdir: Serbest çalışma saatlerini hesaplamanın en basit (ve en doğru) yolu aşağıdan yukarıya yaklaşımdır. Bu yaklaşım, iş kırılım yapınızın en temelinden başlamanızı, tüm masrafları hesaplamanızı ve ardından bunları gerektiği gibi eklemenizi önerir.
Bu yaklaşımı kullanarak, en alttan başlayıp projeniz kapsamındaki her maliyet üzerinden ilerleyerek doğru tahminler oluşturabilirsiniz. Tüm masraflarınızı tek seferde karşılamanıza yardımcı olur.
3. Top sürme yüzdesini hesaplayın
Tüm serbest çalışanlar aynı şekilde çalışmadığından, bir proje üzerinde çalışırken harcadıkları süreyi ölçmek zor olabilir. Bu gibi durumlarda, yüzdesel hata hesaplayıcıyı kullanmak, doğru tahminleri hesaplamanıza yardımcı olabilir. Bu, fazla/eksik süre yüzdesini bilmenize yardımcı olur, böylece faturalandırma saatlerinizi iyileştirebilirsiniz.
Örneğin, bir projeyi bitirmenin dört gün süreceğini ancak yalnızca iki gün süreceğini tahmin ediyorsanız karıştırma oranınız 2:1 olur. Şekerleme oranının amacı, projenizdeki görevleri ne kadar hızlı tamamlayabileceğinizi ve programınızda ne kadar gevşeklik olduğunu belirlemektir. Doğrulamak Serbest çalışma araç seti nedir? İşte onu nerede bulacağınız.
4. Boşta kalma süresini ve molaları hesaplayın
Harcadığınız saatleri basitçe toplayabileceğinizi düşünebilirsiniz, ancak bu gerçekten işe yaramıyor. Tatil günleri ve boşta geçirilen süre, çalışmayı planladığınız toplam saatlere dahil edilmelidir.
Mola vermezseniz, beklediğinizden daha çabuk tükenirsiniz. Slack veya Todoist gibi ortak çalışma araçlarını kullanıyorsanız izin aldığınızda bir tatil veya ofis dışında durumu ayarlamanız önemlidir.
Eğer bir gün izin kullanacaksanız haftada kaç saat çalışmayı planladığınızı hesaplarken bunu da dikkate almanız gerekir. Uzun bir süre hareketsiz kalıyorsanız veya işyerinde bir mola veriyorsanız, bunu da dahil etmeye değer; her hafta toplam çalışma saatinize bir veya iki saat eklemeniz yeterlidir. Doğrulamak Tatilden önce işten tamamen bağlantı nasıl kesilir?
İndir: tepe 42 (Excel dosyası olarak mevcuttur)
5. Planlama tahminleri, beklenmedik durumlar ve incelemeler
Bir serbest çalışanın yaptığı en yaygın hatalardan biri planlama süresini hesaplamamaktır. Benzer şekilde, beklenmedik durum tahminlerinin, proje süresince ortaya çıkabilecek öngörülemeyen koşulları (örneğin kaynak kısıtlamaları) dikkate alması gerekir.
- planlama: İşinizi planlamak ve müşterilerden ihtiyacınız olan tüm bilgileri aldığınızdan emin olmak için zamana ihtiyacınız olacak. Bu, özellikle sektörünüzde yeni olan veya sizinle daha önce çalışmamış müşterilerle çalışırken önemlidir.
- yönetimFatura gönderme veya sosyal medya hesapları kurma gibi idari görevler için zamana ihtiyacınız olacak. Projeler tamamlandıktan sonra müşterilerinizi takip etmek için de zamana ihtiyacınız olabilir.
- Acil durumlar/incelemeler: Proje beklenenden uzun sürerse veya projede bir şeyler ters giderse, idari işler veya eklemeler veya revizyonlar yapmak için ek zamana ihtiyacınız olabilir.
6. Zaman izleme araçlarını veya uygulamalarını kullanın
Zaman takibi, her projeye ne kadar zaman harcadığınızı daha iyi anlamanın harika bir yoludur. Görevleri tamamlamanın ne kadar süreceği konusunda doğru verilere sahip olduğunuzdan emin olmak için proje zamanlaması şablonları veya zaman çizelgesi şablonları ve zaman izleme uygulamaları gibi araçları kullanabilirsiniz.
Ayrıca Pomodoro Tekniği gibi bir zaman takip sistemi kurmanın verimliliği artırmanıza, ilerlemenizi takip etmenize ve son teslim tarihlerine uyduğunuzdan emin olmanıza yardımcı olacağını göreceksiniz. Doğrulamak Zamanınızı boşa harcamayı durduracak ve zamanı daha iyi kullanmanıza yardımcı olacak zaman izleme uygulamaları.
7. Nihai tahminlerinizi gözden geçirin
Tahmininizi tamamladınız, şimdi son tahmini yapma zamanı. Burada yapmanız gereken şeylerden biri tahminlerinizi gözden geçirmektir. Nottan herhangi bir görevin silinip silinmediğini kontrol edin. Eğer öyleyse, bu ekstra saatleri nihai tahmine ekleyin. Çeşitli proje yönetimi modellerinin kullanılması yardımcı olabilir.
Müşterinizden bir tahmin aldıysanız, rakamların makul düzeyde olduğundan emin olmak için bunu inceleyin. İki tahmininiz arasında bir tutarsızlık varsa, ondan ne istediği ve bunu nasıl yapmak istediği hakkında daha fazla ayrıntı isteyin. Doğrulamak Her serbest çalışanın bilmesi gereken bazı kötü müşteri uyarıları.
Faturalandırılabilir saatlerinizi doğru bir şekilde değerlendirin ve yönetin
Proje saatleri konusu her serbest çalışan için tartışmalı bir konudur çünkü herkesin kendi ücreti (deneyime, konu uzmanlığına, müşteri gereksinimlerine vb. dayalı) ve problem çözme metodolojisi olacaktır.
Faturalandırılması gereken çalışma saatlerini hesaplamayı planlıyorsanız bu ipuçlarını ve püf noktalarını bilmek çok değerli olacaktır. Bir sonraki projenizde zamandan ve paradan tasarruf etmenizi ve tüm süreci daha az stresli hale getirmenizi umuyoruz. Doğrulamak Verimliliğin Dört Sütunu Nasıl Yönetilir: Kullanılacak İpuçları ve Araçlar.
